Организация домашнего офиса
В этой статье мы полностью завершаем работу с бумагами, документами и информацией в вашем доме. Я дам вам пошаговые инструкции для организации вашего домашнего офиса, который будет служить цели эффективной работы с вашими бытовыми документами.
Если вы уже создали ваш Домашний Информационный Центр, то большая часть работы у вас уже сделана. Также в рамках этой статьи мы не будем обсуждать организацию папок и файлов, так как мы это уже сделали, когда организовывали Главную файловую систему вашего дома.
Кроме того, перед началом работы я хочу уточнить, что если вы работаете дома или у вас домашний бизнес, схема организации вашего домашнего офиса должна разрабатываться с большим вниманием и учитывать специфику и потребности вашей работы.
Шаг 1. Ищем место для домашнего офиса
Первый шаг заключается в том, чтобы убедиться, что у вас имеется место, где вы могли бы заниматься вашими бытовыми задачами и/или работой, и что это место не занято другими вещами, не относящимися к этим задачам.
Каждый дом нуждается в месте, где можно было бы сортировать почту, оплачивать счета, делать телефонные звонки и обрабатывать важные документы. Это место в первую очередь должно иметь свободную чистую поверхность, чтобы вы могли разложить бумаги.
Если у вас еще нет такого места, оглянитесь и подумайте, где вы можете его устроить. Вы также можете расширить для этой цели ваш Домашний Информационный Центр.
Если в качестве домашнего офиса вы выбираете помещение, которое имеет и другие функции, например, спальню или кухню, то убедитесь, что там есть достаточно пространства для этого, и вещи, принадлежащие домашнему офису, не будут мешать основной функции этого помещения.
Если вы до сих пор не закончили работу с бумажным беспорядком, вам потребуется на этой неделе некоторое время, чтобы заняться этим. Убедитесь, что все документы, относящиеся к домашнему офису, собраны в одном месте.
Если вы работаете дома, то вам придется подумать о том, чтобы максимально отделить работу от всей остальной домашней деятельности. Даже если вы не можете выделить под офис отдельную комнату, простая ширма или стеллаж могут намного повысить вашу сосредоточенность на работе, когда вам это нужно.
Оборудование для домашнего офиса (типовой набор, он может варьироваться в зависимости от ваших потребностей):
Шаг 2. Организация рабочего стола
Второй шаг к организации домашнего офиса – убрать посторонние вещи с рабочего стола. Ваша цель – на столе иметь только те вещи, которые вы используете ежедневно (например, ежедневник, стакан с ручками и папку для входящих бумаг), а остальные должны храниться подальше – в шкафу или ящике стола.
Я на своем опыте убедилась, что есть глубокая психологическая связь между чистым рабочим пространством и уровнем концентрации. Одна из целей организации домашнего офиса – сэкономить время, а свободный стол решает эту задачу.
Во-первых, вытрите пыль со стола. Затем установите самые крупные вещи – компьютер и принтер. Затем добавьте другие элементы, которые вы используете чаще всего. Далее очистите ящики стола, устраните беспорядок и заново организуйте все составляющие вашего домашнего офиса. Для организации мелких канцелярских предметов удобно использовать небольшие контейнеры (об этом я расскажу ниже).
И наконец, создайте себе привычку убирать рабочее место в конце дня, чтобы всегда поддерживать стол в чистом состоянии. Дополнительные 3-5 минут на уничтожение мусора и размещение документов в соответствующие папки – гарантия того, что беспорядок и неорганизованность никогда не вернутся на ваше рабочее место, пожирая ваше драгоценное время.
Шаг 3. Организация офисной техники и принадлежностей
Следующий шаг – собрать в одном месте все канцелярские принадлежности, разобрать и рассортировать их, а затем организованно разместить то, что останется.
Одна из самых больших ошибок, которые я делала ранее при организации домашнего офиса – пыталась держать мелочевку в ящиках стола. Они очень быстро забивали все свободное пространство и создавали хаос.
Поэтому я рекомендую вам хранить лишь небольшое количество мелких принадлежностей в ящике стола (для немедленного использования), а остальные запасы держать в другом месте – корзине или шкафу.
Если вы хотите суперорганизации, вы даже можете создать список пополнения ваших рабочих принадлежностей и еженедельно сверяться с ним, не нужно ли чего-то докупить. Неприятно, когда вам нужно срочно распечатать документ, а бумага закончилась. Но
делать это стоит лишь в том случае, если это оправдано для вас, а не просто создаст лишнюю работу.
Я просто добавляю необходимые принадлежности в общий список покупок, если замечаю, что запас бумаги или ручек подходит к концу.
Шаг 4. Идеи и решения для организации домашнего офиса
И наконец, последний шаг – наладить оптимальное использование пространства вашего домашнего офиса, выбрав подходящие для вас решения.
Не стоит спешить и скупать все эти милые готовые штучки для организации. Каждое пространство уникально, и при его использовании важно подойти творчески. Вот несколько лучших, на мой взгляд, идей:
Вот мой домашний офис (он же – рабочее место). На рабочем столе – только самое необходимое: рабочий и личный ежедневники, небольшая мусорная корзинка, чашка кофе.
В шкафу слева я храню папки с документами.
В ящике рабочего стола – мелочи, в тумбе – запасы бумаги, тетрадей, блокнотов, кабели и компьютерные принадлежности и пр.
А вот еще идеи для организации домашнего офиса:
