Организация счетов

Наша задача в этой статье - организовать ваши счета таким образом, чтобы вы всегда могли их найти, вовремя оплатить и легко найти, если они вдруг вам понадобятся.

Вряд ли оплата счетов относится к числу ваших любимых занятий, но это часть нашей жизни, и вы не можете ее игнорировать. Несвоевременная оплата счетов грозит финансовыми санкциями, а потеря оплаченных квитанций может сделать невозможным доказать факт оплаты, если вдруг возникнет спор.

Таким образом, наша цель заключается в том, чтобы создать такую систему оплаты счетов, которая бы эффективно решала эти задачи.

Кроме прочего, эта система поможет вам избежать тревоги и беспокойства из-за того, чтобы вы что-то забыли или упустили.

Итак, приступаем.

Шаг 1. Соберите все счета в одном месте и рассортируйте их

Если в прошлой статье мы работали над организацией вашего Домашнего Информационного Центра, то вероятно, этот шаг вы уже сделали. (Где находились ваши оплаченные и неоплаченные счета – один в сумочке, другой на крышке холодильника, третий под грудами бумаг на рабочем столе?)

Причина, по которой вам стоит держать все счета в едином месте, заключается в том, что в этом случае вы можете быть уверены, что не упустили из виду ни один из них, и что каждый из них вы обязательно рассмотрите во время вашей еженедельной работы с документами.

В дальнейшем я предлагаю вам всякий раз, как только вы получаете счет, написать на нем дату, до которой он должен быть оплачен – это гарантирует, что вы не пропустите срок платежа.

Шаг 2. Установите еженедельный график работы со счетами

Следующим шагом вам нужно назначить определенное время раз в неделю, когда вы будете заниматься финансовыми вопросами, оплачивать счета и разбирать прочую документацию, которая у вас накапливается в "транзитной" папке.

Почему это нужно делать еженедельно? Есть несколько причин, почему еженедельный график работает лучше, даже если вы платите по счетам раз в месяц, либо вообще нерегулярно, по мере поступления.

Вот эти причины:

Независимо от того, когда вы платите, счета приходят вам в разное время в течение месяца и, как правило, сроки уплат не имеют ничего общего с вашим графиком платежей.

Работа с документами не чаще, чем раз в неделю позволяет вам группировать задачи по типам и выполнять "пачками", пакетно, что экономит время.

И наоборот, если вы позволяете документам залежаться слишком долго, вы можете легко пропустить срок платежа.

Легче сделать привычкой еженедельную задачу, чем ежедневную или ежемесячную.

Помимо организации и оплаты счетов, вы можете также заниматься другими финансовыми вопросами: делать соответствующие звонки, планировать и анализировать семейный бюджет, а также планировать меню на неделю и составлять список покупок.

Ваша задача на этой неделе – оплатить все счета, у которых приближается срок оплаты. Чтобы помочь вам отслеживать сроки, я предлагаю вам скачать Лист платежей:

Многие счета оплачиваются по ежемесячному графику, и их сроки, как правило, совпадают в каждом месяце. Посмотрите на ваши прошлые, уже оплаченные счета, добавьте несколько дней на зачисление (не забудьте про праздничные и выходные дни, когда банки могут работать с задержками) и укажите этот срок в графике.

В итоге, в процессе еженедельной работы с документами, вы легко сможете увидеть, какой счет должен быть оплачен на этой неделе.

И наконец, как только вы оплатили счет, укажите дату оплаты и номер платежного документа на случай, если вдруг возникнет спор об оплате.

Специальные инструкции для интернет платежей

Я понимаю, что далеко не все люди оплачивают свои счета по квитанциям и не все получают счета по почте. Я сама предпочитаю оплату онлайн. Тем не менее, за этими счетами тоже нужно следить и заниматься ими в течение вашей еженедельной сессии.

В онлайн-оплате есть огромные преимущества: например, она позволяет настроить автоматическую оплату счетов, так что деньги просто списываются с вашей карты, а вам не приходится даже помнить об этом. Во-вторых, это отсутствие лишних бумаг в вашем доме.

Однако, здесь есть обратная сторона. Так как бумаг нет, вы можете просто забыть о том, что происходит. Стало быть, некоторый контроль и организованность здесь тоже нужны.

Какие действия вы можете выполнять в течение вашей еженедельной сессии в отношении онлайн-платежей:

Убедиться, что на вашем счету достаточно денег для оплаты ближайших счетов.

Проверить и подтвердить (если нужно) все автоматические платежи, которые были сделаны.

Убедиться, что вы не пропустили какие-либо важные уведомления или запросы, связанные с финансами, которые были отправлены на ваш e-mail.

Настроить (при необходимости) новые автоплатежи или шаблоны.

Записать даты и номера проведенных онлайн-платежей.

Внести онлайн-платежи (включая автоматические) в вашу домашнюю бухгалтерию.

Шаг 3. Хранение оплаченных счетов

Следующим шагом в организации ваших счетов будет создание простой системы, которая позволяла бы вам легко получать доступ к уже оплаченным счетам, если вдруг возникнет такая необходимость.

Большинство счетов нет смысла хранить слишком долго, и они вполне могут быть уничтожены по истечении определенного периода времени. Тем не менее, в ваших интересах хранить их по крайней мере 2-3 года на тот случай, если вдруг возникнет спор об оплате. Особенно если дело касается российского ЖКХ.

В недавнем прошлом у меня внезапно образовался долг за электричество больше 20.000р. И только благодаря сохраненным за 5 (!) лет квитанциям мне удалось выяснить, что это произошло по вине прежнего поставщика электричества, который не передал данные новому поставщику.

Давайте кратко обсудим, как можно организовать ваши оплаченные счета.

Одним из простых способов, на мой взгляд, является сортировка счетов по месяцам, в которых вы их оплачивали. Это означает, что в начале года вам нужно создать 12 папок с января по декабрь и всякий раз, как только вы оплачиваете счет, вы помещаете его в папку соответствующего месяца. В качестве альтернативы можно использовать одну папку с 12-ю отсеками. Такая система позволяет легко помещать оплаченные счета на место в рамках вашей еженедельной сессии. Это очень просто, и нет никаких причин откладывать на потом.

Другим способом, особенно если у вас не очень много счетов, является помещение всех оплаченных счетов в одну или несколько (по типам платежей) папок, при этом новые документы всегда оказываются сверху. В начале каждого года вам нужно будет просто перебрать эти счета и избавиться от тех, которые уже не имеет смысла хранить. Лично я использую именно такую систему – у меня всего две папки: одна для всех платежей, относящихся к жилью (коммунальные платежи, налоги), а другая – для всех остальных.

Такая система эффективно работает в моем хозяйстве уже много лет, и пока я не вижу причин что-либо менять.

Вы должны сами решить, как вам удобнее хранить ваши счета.

Шаг 4. Ежегодная зачистка архивной системы

И наконец, заключительный шаг в организации ваших счетов – это создать ежегодную процедуру зачистки с целью избавиться от старых и неактуальных бумаг. В начале каждого года найдите несколько минут и выбросите все счета, которые, по вашему мнению, уже не стоит хранить. Это избавит вашу систему документации от перегрузки лишними бумагами. При этом убедитесь, что вы предварительно измельчили документы, содержащие конфиденциальную информацию.