Организация почты и корреспонденции

Наша задача в этой статье – создать ваш Домашний Информационный Центр, который будет помогать вам отслеживать и обрабатывать все входящие и исходящие бумаги, а также разработать рутины для поддержания созданной системы в порядке.

Дом не может быть организованным, если он завален горами бумаг, бумажный беспорядок отнимает у нас много времени и сил. В каждом доме есть бумаги разных типов, поэтому невозможно решить эту проблему за одну неделю.

В этой статье мы лишь заложим основы для создания работающей системы, а затем, в течение нескольких следующих недель, будем постепенно брать под свой контроль бумажную лавину.

После того, как вы настроите систему, вам останется лишь поддерживать ее на регулярной основе – для этого вам понадобится не более 5 минут в день и не более получаса еженедельно. Но время, потраченное на организацию бумаг, окупится в будущем сторицей – как сэкономленным временем, так и спокойствием в душе.

Вот лишь несколько положительных изменений, которые вы увидите, когда наведете порядок в ваших бумагах и корреспонденции:

Свободные от кип бумаг поверхности.

Никаких штрафов и пеней за просрочку платежей.

Отсутствие постоянной фоновой тревоги забыть что-то важное.

Экономия времени, которое раньше вы теряли на поиски документов.

Итак, вы готовы начать процесс покорения вашего бумажного царства? Если да, то приступаем к первому шагу.

Шаг 1. Выбрать место для сбора и обработки почты

Первым делом я советую вам найти ЕДИНОЕ место в вашем доме, где будут собираться и обрабатываться все бумаги, попадающие в ваш дом. Правильных и неправильных решений здесь быть не может, но есть несколько факторов, которые стоит иметь в виду:

Обратите внимание на место, куда в настоящее время ваша семья сваливает бумаги (тумба в прихожей, кухонный стол, холодильник).

Есть ли поблизости свободная рабочая поверхность, которую можно использовать для обработки документов.

Как далеко находится ваше основное место хранения папок с документами.

Есть ли рядом место для хранения небольшого количества канцелярских принадлежностей.

Каждый дом уникален, и каждая семья имеет свои собственные потребности и предпочтения, поэтому выбранное место может быть где угодно – но это должно быть одно, строго определенное место. Заниматься бумагами где придется – это все равно что пригласить груды бумаги разбрестись по всему дому.

Не забудьте при выборе места для Информационного Центра привлечь к процессу других членов семьи, которые тоже приносят в дом бумаги. Они должны быть в курсе вашей системы, согласны с ней и следовать ей, иначе ваша борьба с бумажным хаосом будет бесконечной.

Вот несколько идей по организации места для сбора входящих бумаг:

Шаг 2. Собрать в Информационном Центре необходимые инструменты

Вот примеры вещей, которые могут находиться в вашем Центре:

"Транзитная" папка (корзина, ящик, контейнер) – место, куда вы будете сбрасывать все бумаги, требующие еженедельной обработки. Не путать с единым местом для ВСЕХ входящих бумаг!

Ручки.

Конверты.

Степлер и скрепки.

Ножницы.

Калькулятор.

Мусорная корзина.

Адресная книга.

Семейный календарь.

Телефон.

Компьютер.

Разумеется, все это опционально; в первую очередь вы должны ориентироваться на ваши собственные потребности.

Шаг 3. Создание привычки сортировать почту ежедневно

После того, как ваш Домашний Информационный Центр создан, вам необходимо научиться работать с ним на ежедневной основе, используя "правило двух минут". Все, что вам нужно – это собрать все поступившие за день бумаги и разобраться с ними, потратив не более двух минут.

"Разобраться" не означает, все вы должны мгновенно выполнить все действия, которых от вас требует эта бумага. Это означает – принять быстрое решение, какое место в вашем Информационном Центре займет эта бумага.

Например:

1. Выбросить.

Не задерживайте в доме бумаги, которые вам не нужны! Если что-то (например, рекламные листовки) выглядит как мусор, значит, считайте это мусором и сразу отправляйте в мусорную корзину. Однако убедитесь, что выбрасываемые бумаги не содержат какой-либо конфиденциальной информации о вас, в этом случае предварительно их измельчите.

2. Делегировать.

Вы неизбежно будете иметь дело с бумагами, которые не относятся лично к вам, и должны быть рассмотрены кем-либо другим (например, вашим мужем или вашим бухгалтером). Если вы можете передать этот документ соответствующему лицу в течение двух минут, то сделайте это. Если нет – поставьте на нем отметку "передать такому-то" и поместите в "транзитную" папку. Работу с "транзитной" папкой мы рассмотрим чуть позже.

3. Не нужно сейчас, но должно быть сохранено на будущее.

Если вы получаете информацию, которая не требует от вас никаких действий сейчас, но, возможно, потребует в будущем, поместите ее в "транзитную" папку с пометкой "переместить в..."

4. Требует действий.

Многие из тех бумаг, которые вы получаете, будут попадать в категорию требующих выполнения каких-либо действий или принятия мер. Например, счета к оплате, приглашения, записки от учителей и т.п. Если для принятия этих мер требуется не более двух минут, сделайте это сразу. Например, подписать согласие на прививку или занести дату события в календарь.

Если действия не могут быть выполнены сразу же, сделайте на документе соответствующую пометку и поместите в "транзитную" папку дожидаться еженедельной обработки. Если документ не может ждать неделю, а должен быть обработан в течение ближайших дней – просто запишите в свой календарь или список дел "сделать то-то".

Шаг 4. Назначьте время для еженедельной обработки почты

Вам нужно просто решить, в какое время и в какой день недели вы будете работать с вашей "транзитной" папкой.

Шаг 5. Соберите все бумаги в Информационный Центр

Следующим шагом вам нужно пройтись по дому и собрать все бумаги в ваш единый центр. Не забудьте про сумочку и кошелек.

Если документам не больше месяца, отсортируйте их прямо сейчас, принимая решение по каждому, как в шаге 3.

Если документу больше месяца, поместите его временно в общую стопку, чтобы разобраться с ним попозже, в течение следующих недель работы с бумагами.

Когда вы соберете все бумаги в одном месте, вы увидите, что большинство из них – просто мусор, создающий беспорядок в вашем доме. Так как большинство бумаг чувствительны ко времени, я беру в расчет именно этот период – месяц. Вы не можете отменить то, что сделали в прошлом, но вы можете начать все заново и работать с документами по-новому, начиная с сегодняшнего дня.

Если бумаг у вас очень много, то попытки навести в них порядок одним махом могут вызвать у вас угнетенность и желание оставить все как есть, поэтому я рекомендую вам только самыми последними бумагами.

И для вдохновения – несколько идей по организации Домашнего Информационного Центра (многие из них требуют совсем немного места).