Организация контактов
В этой статье мы создадим простую адресную книгу и организуем наши личные и рабочие контакты, а также контакты различных служб таким образом, чтобы они были всегда доступны для вас.
Организованная жизнь подразумевает под собой в том числе отсутствие необходимости искать необходимую информацию снова и снова. Мы хотим и должны иметь возможность связываться с близкими так скоро, как мы этого хотим, без необходимости всякий раз заново отыскивать их телефон или электронный адрес. Кроме того, существуют места, куда мы обращаемся не так часто, но периодически они бывают нам нужны - например, парикмахерская, автосервис, ремонт бытовой техники или доставка еды из ресторана. Эта информация также должна быть у нас под рукой.
И наконец, чрезвычайные ситуации. Этот тип контактов необходимо иметь буквально на кончиках пальцев, так как действовать в экстремальных обстоятельствах нужно молниеносно.
Итак, наша задача – настроить систему сбора контактной информации и разместить ее таким образом, чтобы иметь возможность получать к ней доступ мгновенно.
Шаг 1. Определите, в каком виде вы будете хранить контакты
Здесь существуют три варианта:
Я предпочитаю гибридный способ. Электронную информацию легче поддерживать в организованном виде, так как она часто меняется – люди переезжают, меняют номера телефонов и почтовые ящики и т.д. Кроме того, электронные данные гораздо легче переносить и копировать с одного устройства на другое, чем переписывать вручную одно и то же несколько раз.
Еще одно преимущество – возможность рассылать сообщения сразу большой группе получателей, без утомительного ручного набора телефонных номеров или электронных ящиков.
Тем не менее, я считаю, что хранение некоторой контактной информации на бумаге может быть очень важным. Например, вы рассчитывали на телефон, а у него села зарядка. Или вышел из строя компьютер, а контакты компьютерного доктора находились на его жестком диске. Засада, правда?
Задача хранения контактной информации – облегчить вам жизнь, но если вы все храните в электронном виде, и что-то пойдет не так с вашими электронными устройствами, эта задача не сможет быть выполнена. Вот почему я рекомендую некоторую (не всю) информацию хранить также и в бумажном формате.
Шаг 2. Создайте адресную книгу с основными контактами
Как я уже сказала, ваша основная система может быть электронной, бумажной или гибридной, на ваше усмотрение. Я предлагаю вам скачать шаблон Excel, который вы можете использовать в электронном виде или отредактировать по своему усмотрению и распечатать. Не ставьте себе задачу полностью заполнить вашу систему контактами в течение недели. Пока будет просто достаточно внедрить выбранную систему - например, установить компьютерную программу или распечатать формы.
Я думаю, вы понимаете, что в дальнейшем, когда вы внесете в вашу систему всю имеющуюся у вас информацию, вам придется регулярно изменять, удалять или добавлять в систему новые сведения. Это означает, что ваша контактная информация должна быть у вас всегда под рукой, чтобы вы имели возможность редактировать ее всякий раз, когда возникнет такая необходимость. "Потом", как известно, никогда не наступает. Если это займет 1-2 минуты, найдите в себе силы и сделайте это сразу.
Шаг 3. Создайте список самых важных контактов
Основываясь на шаге 2, выберите самые важные данные, продублируйте их на одном листе бумаги и поместите туда, где всегда будете иметь к ним доступ (например, ваша сумочка или кошелек). Цель этого шага – иметь самые важные контакты "на кончиках пальцев", исключив их зависимость от электронных устройств.
Включите в этот список те контакты, которые считаете самыми важными, в зависимости от ваших жизненных обстоятельств.
Шаг 4. Создайте "чрезвычайный" список
Этот шаг включает в себя телефоны аварийных служб, полиции, скорой помощи, ветеринара, соседей и прочих экстренных контактов. Поместите этот список в том месте вашего дома, где он будет доступен каждому члену вашей семьи, включая детей и няню.
Шаг 5. Создание инвентаризационного списка кошелька
А что, если ваш кошелек украден или потерян? На этот случай вам понадобится знать, куда обращаться, чтобы быстро заблокировать ваши карты или сообщить важную идентификационную информацию, например, паспортные данные или секретное слово.
Перечислите все содержимое кошелька и важные данные, либо просто отсканируйте документы с двух сторон. Хранить этот важный список можно дома в папке, в памяти вашего смартфона, в облачном хранилище - на ваше усмотрение (помните о безопасности). Куда бы вы ни поместили его, очевидно, что это место должно быть вне вашего кошелька.
Не забывайте также периодически обновлять ваш инвентаризационный список.
Шаг 6. Организуйте контакты или визитки часто используемых служб
И наконец, последний шаг – это создание листа контактов различных служб, услугами которых вы пользуетесь на регулярной основе. Не советую сортировать данную информацию по названиям компаний (через год вы можете не вспомнить, как называлась та фирма, которая устанавливала вам двери).
Этот список будет значительно короче, чем список основной адресной книги, он включает только перечисление поставщиков, услугами которых вы пользуетесь более или менее регулярно, например, коммунальные службы, ремонт бытовой техники, автосервис, доставка пиццы и т.п.
Они будут все перечислены в одном месте, поэтому вам будет легко найти нужный контакт при необходимости. Этот список может помочь не только вам, но и другим людям, которые обратятся к вам за советом или рекомендацией.
Если вы не хотите заморачиваться со списками, вы можете хранить визитные карточки, собрав их в визитницу или маленький фотоальбом. Просто помещайте туда новые визитки всякий раз, как получаете.