Мама и Малыш
Беременность, роды, воспитание и развитие ребенка.

Электронная почта и электронный документооборот

Электронная почта и электронный документооборот

В этой статье мы занимаемся нашими цифровыми хранилищами и берем под свой контроль весь поток электронной информации.

Давайте посмотрим правде в глаза. Несколько лет назад мы думали, что в один прекрасный день наша жизнь станет полностью свободной от бумаг. Но этого не произошло. Напротив, в век цифровых технологий нас по-прежнему заваливает бумагами, причем их становится даже больше. Одна из причин этого заключается в том, что сегодня очень легко сделать копию или распечатку.

Вдобавок к усиливающейся бумажной бомбардировке нас также одолевает электронная. Причина похожая: цифровая информация очень легко отправляется и сохраняется.

Конечно, с одной стороны, с цифровой информацией иметь дело проще – она не занимает физического места в вашем доме (максимум – флешка в ящике стола). Но с другой стороны, важно понимать, что цифровой беспорядок – это тоже беспорядок, и блуждание в нем точно также лишает вас времени и энергии, как и блуждание среди физического хлама.

Вот почему в этой статье мы фокусируемся на вашей электронной информации. Мы уже создали Главную файловую систему для организации ваших бумажных документов, а теперь займемся электронными.

Шаг 1. Расхламите цифровую информацию и электронную почту

Как и в любой другой области, первый шаг к созданию самоорганизующейся системы в области цифровой информации – это ее зачистка. В первую очередь вам необходимо удалить все старые, ненужные, неактуальные электронные письма и файлы. И это не только потому, что место на жестком диске вашего компьютера ограничено, но и потому, что поиск нужной информации в кучах бесполезных записей отнимает у вас драгоценное время.

Я не предлагаю вам удалять файлы и сообщения старше определенного возраста, так как в отличие от бумажной информации, для цифровой "старый" не означает "ненужный". Мы сохраняем слишком много всего на нашем компьютере, не позволяйте синдрому "что-если-пригодится" управлять вашей решимостью.

Вот 4 вопроса, которые помогут вам принять решение – оставить или удалить файл:

  • 1. Есть ли конкретные обстоятельства, в которых эта информация мне понадобится?
  • Ключевое слово здесь – "конкретные". Например, отсканированная копия паспорта может вам понадобится при подаче документов через электронный портал. Но красивые картинки интерьеров для вашего будущего дома, которого еще нет в проекте, вряд ли стоит хранить.

  • 2. Насколько трудно мне будет получить эту информацию снова? Вернемся к вашим идеям интерьера: если вы сейчас удалите эти файлы, как трудно для вас будет собрать их снова через пять лет, когда вы приступите к строительству вашего дома?
  • 3. Насколько актуальна эта информация сегодня? Скажем, электронное руководство по работе с Photoshop, которое вы скачали в 2005 году – вы уверены, что сегодня вам стоит по нему учиться?
  • 4. Стоит ли организация этого файла моего времени и усилий?
  • Каждый файл и каждую папку вам придется переименовать, пометить, переместить в определенное место и каким-либо образом каталогизировать. Действительно ли вы уверены, что информация в этом файле стоит этой работы?

    Шаг 2. Организовать электронную почту

    Почтовые сервера и почтовые клиенты предлагают нам массу возможностей, чтобы облегчить работу с электронной почтой – это и фильтры, и локальные папки, и метки, и пр. Найдите время, чтобы изучить эти возможности, особенно если вам приходится иметь дело с большим объемом писем ежедневно.

    Самым простым способом будет настройка нескольких папок, по которым вы можете раскидывать всю поступающую вам почту, например:

  • Входящие – для всех входящих писем.
  • К выполнению – для писем, требующих каких-либо действий с вашей стороны.
  • Информация – для писем, содержащих справочную информацию.

  • Внутри этих папок вы при желании можете настроить фильтры, которые будут сортировать письма по категориям (например, "дети", "поездки", "рассылки по рукоделию", "работа") или по отправителям ("клиенты", "друзья", "коллеги" и т.п.)

    Возьмите за правило ежедневно очищать папку "Входящие" и поддерживать ее пустой.

    Важно:

    Настройте папки таким образом, чтобы они помогали вам отслеживать ваши письма, возвращаться к ним при необходимости и своевременно выполнять необходимые действия, а не просто перетаскивать письма, чтобы в итоге забыть о них. Это может потребовать времени и экспериментов, но в конечном итоге это время окажется удачной инвестицией в ваше спокойствие.

    Шаг 3. Отпишитесь от ненужных рассылок

    Чем меньше писем вы получаете, тем легче поддерживать порядок в электронной почте. Не нужно прямо сейчас этим заниматься, у вас достаточно работы на этой неделе. Но поставьте себе задачу в ближайшие несколько недель не только сразу удалять сообщения, которые вас не интересуют, но и сразу же отказываться от подписки на них.

    Не стоит при этом нажимать на "спам": я знаю по себе, как это неприятно – когда человек, когда-то добровольно подписавшись на мои рассылки, начинает отправлять мои письма в спам только потому, что ему лень отписываться. Уважайте других людей и не поленитесь найти кнопку "отписаться" - как правило, она находится в подвале писем у каждого уважающего себя владельца рассылки. Если же такой кнопки нет, тогда уже не зазорно и в спам отправить.

    Шаг 4. Организуйте файлы на компьютере

    Вся красота цифровых файлов в том, что вам не нужно напрягаться, подшивая их в папки или вынося в мусоропровод. Все, что нужно – это мышью перетащить в нужное место или бросить в корзину. В два клика можно переименовать мгновенно тысячу файлов, расположить их в алфавитном порядке, по дате создания или изменения. Это здорово!

    Потратьте некоторое время, чтобы создать удобный набор папок в вашем цифровом архиве – и это сэкономит вам немало времени в будущем. Далее разместите файлы в соответствующих папках и просто поддерживайте созданную систему.

    Шаг 5. Настройте резервное копирование данных

    Если у вас хоть раз выходил из строя жесткий диск или терялся смартфон, вам знакомо это тошнотворное ощущение паники от потери информации. Если вы этого еще не испытали, я могу с уверенностью сказать, что рано или поздно испытаете. Вот почему так важно настроить резервное копирование ваших данных заранее.

    Технологии не непогрешимы, и бывает, что-то идет не так. К счастью, сделать резервные копии цифровых данных куда легче и быстрее, чем бумажных.

    Вы можете запланировать регулярное копирование вручную или, как мне больше нравится, с помощью специализированных программ, которые позволяют это делать в автоматическом и непрерывном режиме – например, отличная бесплатная программа FBackup.

    Резервные копии вы можете хранить на внешнем диске или облачном хранилище. Я предпочитаю облако. Популярные облачные хранилища:

  • Яндекс. Диск.
  • Google Drive.
  • Облако Mail.ru.
  • Dropbox.