Мама и Малыш
Беременность, роды, воспитание и развитие ребенка.

Организация архива документов, документооборот

Организация архива документов, документооборот

Наша задача в этой статье – создание общей системы архивов, которая позволяла бы вам находить любые нужные документы легко и быстро, без необходимости тратить лишнее время.

Так как работа с бумагами – это довольно сложное и времязатратное мероприятие, я разделила процесс на несколько статей. Во-первых, мы организовали ваш Домашний Информационный Центр: место сбора и обработки всей входящей документации. Во-вторых, мы организовали ваши счета и платежи. И наконец, мы разработали систему сбора и обработки чеков, гарантий и налоговых документов.

Теперь мы подведем итог всех этих действий и соберем все бумаги, которые вам когда-либо могут понадобиться, в едином месте.

Шаг 1. Выберите место для хранения всех документов

Это может показаться очевидным, но в первую очередь нужно выбрать правильное место для хранения ваших архивов. Если определенного места у вас нет, это всегда будет приводить к потере документов и нервотрепке из-за их поиска.

В каждом доме, независимо от его размера и количества проживающих, должно быть одно-единственное, конкретное место для хранения всех документов. Это может быть стеллаж, полка в шкафу или ящик, корзина или коробка. Важно, чтобы это место было достаточно просторным для того, чтобы вместить все папки. Если места недостаточно, если документы неудобно помещать в систему - вы будете постоянно неосознанно затягивать их обработку, что в итоге вернет вас в исходную точку: бумажные завалы.

Вы можете сами выбрать, где будете хранить документы, но в идеале это место должно находиться в непосредственной близости от вашего Информационного Центра – места, где вы собираете и обрабатываете входящие бумаги.

Шаг 2. Создание своей системы организации

Нет одного определенного, "правильного" способа организовать папки с документами, и Главная файловая система будет уникальна для каждой семьи. Тем не менее, есть некоторые типичные категории, на которые вы можете ориентироваться при разработке своей собственной системы:

  • Медицинская папка на каждого члена семьи.
  • Папка домашнего обслуживания (договоры на оказание услуг и т.д.)
  • Документы по недвижимости.
  • Страховая информация.
  • Автомобильные документы.
  • Финансовые и банковские документы.
  • Кредитные документы.
  • Инвестиционные записи.
  • Жизненно важные документы (свидетельства о рождении, о браке и т.д.)
  • Инвентаризация (один экземпляр храните вне дома).
  • Налоговые документы.
  • Ежемесячные счета и квитанции.
  • Гарантии и руководства по эксплуатации.

  • Создавая файловую систему вашего дома, руководствуйтесь в первую очередь потребностями вашей семьи и не усложняйте систему больше, чем это необходимо! Если у вас мало финансовых документов, то вероятно, есть смысл держать их в одной папке, а не делить на банковские, страховые и инвестиционные. Если ваша семья состоит из двух взрослых человек, которые редко обращаются к врачам, то возможно, будет проще объединить их медицинскую информацию. Держите фокус на главной цели: ваша система должна облегчать, а не усложнять вам жизнь. Главная задача – быстро находить нужные документы и легко добавлять в систему новые.

    Если вы работаете над организацией ваших бумаг с самого начала – задача этой статьи не будет для вас слишком сложной. Однако, если вы до сих пор не нашли времени поработать с документами и никогда не имели системы документов ранее, организация Главной файловой системы может показаться вам неподъемной задачей.

    Пусть вас это не пугает. Первое, что нужно сделать – это разработать систему и начать ее использовать прямо сегодня. А затем, в течение следующих нескольких недель постепенно разбирайте документы, уничтожая ненужные и размещая по соответствующим папкам необходимые.

    Безусловно, это потребует вашего времени, но постарайтесь провести это время максимально приятно: послушайте аудиокнигу или музыку, посмотрите любимый сериал.

    Шаг 3. Ежегодная зачистка папок

    Последний шаг в организации Главной файловой системы – это настройка ежегодной рутины очистки ваших папок. В процессе этой рутины вы рассматриваете все ваши документы и решаете, от чего пора избавиться, чтобы не накапливать ненужную макулатуру. Назначьте месяц, в котором вы будете заниматься зачисткой архивов (я делаю это в январе) и внесите в ваш график.

    Вообще говоря, просматривать вам придется далеко не все папки. Например, жизненно важные документы, такие как свидетельства о рождении и браке, документы об образовании или медицинская информация хранятся всю жизнь, так что разбирать их ежегодно нет необходимости. Однако стоит периодически освобождать папки со старыми счетами за коммунальные услуги или гарантийные чеки с истекшим сроком.