Хранение чеков, гарантий и налоговых документов
В этой статье мы продолжим организовывать вашу финансовую документацию и займемся созданием системы учета, обработки и хранения ваших чеков, гарантийных талонов и налоговых документов.
У каждого из нас свои обстоятельства жизни. Кому-то нужно всего лишь сохранять чеки от бытовой техники, другие ведут домашний бизнес и нуждаются в более сложной системе (если второе, то свяжитесь с вашим налоговым агентом и выясните, какие типы документов и в течение какого срока вам нужно хранить).
Шаг 1. Определите широкие категории
Первым шагом будет выяснить, с какими типами документов вам приходится иметь дело. Вот основные категории, к которым вы можете относить тот или иной документ при сортировке:
Шаг 2. Создайте привычку работать с чеками еженедельно
Ключ к самонастраивающейся системе в этой области (как и в любой другой) – это работать с документами на регулярной основе. Только в этом случае они не будут накапливаться и создавать хаос.
В прошлой статье я попросила вас назначить определенное время для оплаты счетов и решения других финансовых вопросов. Один из этих вопросов – работа с чеками и налоговыми документами, накопленными за неделю.
Ниже я расскажу вам о задачах, связанных с организацией чеков, которые вам нужно будет выполнять каждую неделю (это займет у вас не более 5-10 минут). За это время вам нужно будет рассмотреть каждый чек, отнести его к какой-либо категории, принять по нему решение и поместить в соответствующее место.
Шаг 3. Создание системы для небольших чеков
Чеки за мелкие покупки – это, вероятнее всего, самая многочисленная категория ваших финансовых документов. Как правило, нужда в них сохраняется очень недолгое время. Это чеки из продуктовых магазинов, с заправочной станции, из кафе или за покупку мелких предметов одежды. Все, что вам нужно – это собирать их в отдельном отсеке вашей сумочки (или "транзитной" папке), и раз в неделю вносить в вашу домашнюю бухгалтерию. Затем вы можете скрепить их степлером, написать на них "чеки за такую-то неделю" и бросить в папку соответствующего месяца. Если вы считаете, что вам нет нужды их хранить, то просто выбросите.
Такая система позволяет тратить совсем не много времени на то, чтобы справляться даже с самым большим потоком документов, и при этом иметь возможность легко найти нужный чек при необходимости.
Скажем, если вдруг вы купили цветочный горшок две недели назад, а сегодня занялись пересадкой цветов и обнаружили, что он треснут, вы можете открыть соответствующую папку, найти пачку чеков на нужную неделю и быстро их просмотреть, чтобы найти чек за горшок. Конечно, если вы перфекционист, вы можете разложить все чеки по датам, но, на мой взгляд, это пустая трата времени. Найти чек в пачке будет гораздо быстрее, да и в большинстве случаев вам это вообще не понадобится.
Кроме того, когда придет время ежегодной зачистки документов, вы сможете избавиться от всех этих чеков пачками, не просматривая каждый отдельно.
Шаг 4. Создание системы для крупных покупок и гарантий
В целом, идея состоит в том, чтобы хранить доказательства крупных покупок на случай гарантийного ремонта или возникновении страхового случая – кражи или стихийного бедствия.
Стоит ли сканировать чеки?
Я не думаю, что есть необходимость сканировать категорию мелких чеков, но для более крупных это может быть полезно. Возможно, вам уже приходилось замечать, что чеки из многих магазинов имеют свойство выцветать буквально через пару месяцев до такой степени, что на них уже ничего не возможно разобрать. Поэтому, собираясь хранить чеки в электронном виде, убедитесь, что в этом есть смысл.
Не тратьте драгоценное время на сканирование незначительных чеков, которые скорее всего вам никогда не понадобятся, и отсканируйте чеки за более крупные покупки. Кроме этого, вам понадобится эффективная система резервного копирования, чтобы ничего из содержимого вашего жесткого диска не пропало.
Шаг 5. Система организации документов, которые могут понадобиться в будущем
Это финансовые документы, подтверждающие ваше владение крупными активами – недвижимостью, автомобилем или крупные расходы, подлежащие налоговым вычетам.
Все, что вам нужно в этой категории – это организовать их долгосрочное хранение. Хорошее правило для этой группы документов – хранить их все то время, пока вы владеете соответствующим имуществом и в течение 6 лет после.